Governance ist nicht die Folie mit den Kästchen. Governance ist die Antwort auf die Frage, wer um drei Uhr nachts verbindlich unterschreiben darf.
Auch ein Konzern besteht aus distinkten Gesellschaften, die einander nicht automatisch vertreten dürfen. Im behördlichen Kontext, wo gesetzliche Meldepflichten zu erfüllen sind, gilt das doppelt. Ohne ein Vollmachts-Framework kann die zentrale Leistungseinheit die einzelne Gesellschaft gegenüber einer Gastlandbehörde schlicht nicht anmelden. Dasselbe gilt für den externen Umsetzungspartner: Ohne Berechtigung müsste jede lokale Geschäftsführung ihre Mitarbeiter selbst in jedem Gastlandportal registrieren. Bei 23 Ländern ist das keine Governance-Frage mehr, sondern eine Frage, ob das Programm überhaupt liefern kann.
Ein Prozess, eine Quelle, ein Weg
Über 23 Länder funktioniert nur radikale Standardisierung und Zentralisierung: ein Fachprozess, ein Anforderungsrahmen, eine Dokumentationsquelle, ein Support-Weg. Alles andere führt in den Overkill. Das ist nie einfach, weil jede Gesellschaft ihre Sonderanforderung hat und auch zentrale Fachbereiche ihre liebgewonnenen Silo-Produkte ungern hergeben. In dieser Größenordnung ist es trotzdem alternativlos. Ein Startup würde mir hier vehement widersprechen, zu Recht, denn das ist eine andere Skala.
Die eine Regel, die den Unterschied machte, war Konsistenz vor Quick-and-Dirty. Bei so einem Programm drückt man an vielen Stellen ein Auge zu, damit das Ding überhaupt durch die Tür kommt und nicht kurz vorher in Endlosdiskussionen abstirbt. Braucht ein Land wirklich die komplette Vertragshistorie? Eher nicht, aber das wägt man ab. Was ist, wenn der Kunde ruft und Millionen auf dem Spiel stehen, weil für eine Meldung die Zeit fehlt? Man wägt ab, und dokumentiert es gegenüber der Führungskraft.
Die weiche Abnahme
Das Rahmenwerk habe ich immer eingefordert, ohne Ausnahme. Die Geschäftsführung muss im Boot sein, was durch Unwillen oder Personalwechsel oft mehr Kontaktpunkte kostet als geplant. Alle Vollmachten müssen vorliegen. Und die Abnahme muss dokumentiert sein. Selbst wenn alle wissen, dass niemand ins Detail geschaut hat, muss die weiche Abnahme per Mail vorliegen, dass keine kritischen Fehler den Go-Live verhindern. Sonst nimmt einen genau diese Lücke Jahre später wieder auseinander.
Prüfen Sie Ihre Governance an einer einzigen Frage: Ist für jede verbindliche Handlung geklärt, wer sie zeichnen darf, und liegt seine Vollmacht vor? Wo diese Antwort fehlt, haben Sie ein Organigramm, aber keine Governance.