Zwölf Millionen Euro, extern und intern. Eine Rechnung hatte nur die kleinere Hälfte. Die größere hat trotzdem stattgefunden, sie stand nur nie in einem Beschluss.
Ein Vorstand genehmigt, was eine Rechnung hat. Externe Projektkosten haben eine Rechnung, also werden sie geprüft, verhandelt, freigegeben. Der interne Aufwand hat keine Rechnung. Er taucht in keiner Freigabevorlage auf, weil die Leute ja „schon da“ sind. Und genau deshalb bleibt der teuerste Teil eines Programms unsichtbar.
Rechnen wir es für ein Programm über sieben Jahre durch. Auf der Seite mit Rechnung stehen meine externe Programmleitung, ein Umsetzungspartner, etwas Entwicklung, der laufende Betrieb und die Übersetzungen. Zusammen rund 5,3 Millionen. Geprüft, verhandelt, freigegeben. Auf der anderen Seite steht der Aufwand, für den nie eine Rechnung kam. Allein die internen Länderteams über 70 Gesellschaften summieren sich über die Laufzeit auf rund 5,6 Millionen. Dazu das regionale Kernteam mit knapp einer Million, die zentralen Shared Services, interne Rechtsarbeit und einzelne Fachkräfte. In Summe rund 7,1 Millionen, die intern anfielen und nirgends als Kosten auftauchten. Zusammen sind das 12,4 Millionen. Eine Rechnung hatte davon nicht einmal die Hälfte.
geprüft, freigegeben
stand nie in einer Freigabe
Das ist keine Buchhaltungsfrage. Es wird immer dann konkret, wenn es um Ressourcen geht. Wer den internen Aufwand nicht plant, hat eine Organisation, in der ohnehin alle unter Last stehen, und von oben klingt das nach dem üblichen Klagen, dem man mit weiteren Kürzungen begegnet. Wenn ich dann von der Seite komme, ausgerechnet mit einem Compliance-Programm, das niemand bestellt hat, muss der Change vorbereitet sein. Ich bin bei jeder einzelnen Werksleitung angetreten: der Hinweis auf die Vorstandsentscheidung, der Hintergrund, die Erklärung, was Mitwirkung konkret heißt. In 95 Prozent der Fälle hat das getragen. Die restlichen fünf haben sich nach ernsten Gesprächen gefügt, ohne dass eine Eskalation nach oben nötig war.
Warum der unsichtbare Teil der wichtigere ist
Man könnte sagen: interne Zeit kostet ja nichts extra, warum sie ausweisen? Weil die internen Ressourcen die eigentlich wichtigen sind. Wer sie nicht einplant, lässt am Ende die Externen werkeln, während intern niemand richtig dabei ist, weil intern niemand Zeit hat. Und wenn die Externen fertig sind und gehen, ist das Wissen mit ihnen weg. Zurück bleibt ein System, das keiner im Haus wirklich beurteilen kann.
Ein Vorstand, der eine Investitionsentscheidung ehrlich treffen will, sollte deshalb verlangen, dass der interne Aufwand geschätzt und ausgewiesen wird. Auch und gerade, wenn ihn niemand freigeben muss. Sonst entscheidet er über die halbe Zahl und wundert sich später über die ganze.
Die Prüffrage für Ihre nächste Freigabe: Steht neben jeder externen Zahl eine Schätzung des internen Aufwands? Fehlt sie, entscheiden Sie über die halbe Rechnung.
Der teuerste Teil eines Programms ist der, den niemand genehmigt. Weil er in keiner Freigabe steht, hält man ihn für umsonst. Er ist nur unsichtbar, nicht kostenlos.