Reisekosten sind trivial, bis es 250.000 im Jahr sind. Dann sind 30 Prozent Ersparnis kein Bürothema mehr, sondern eine Zeile, die der Vorstand liest.
Bei einem Industriekonzern ging es um 80.000 Nutzer in 16 Ländern und rund 250.000 Abrechnungen im Jahr. Vorher hieß das für den Einzelnen: mehrere Stunden im Monat Belege erfassen, oft am Wochenende, mit veralteten Sätzen in Excel und Papier. Nachher wird das Reisemittel im zentralen Portal mit ausgehandelten Raten in wenigen Klicks gebucht, die Genehmigung läuft passiv, und rund zwei Drittel des Erfassungsaufwands sind schlicht verschwunden, weil Firmenkonto und Firmenkarte direkt angebunden sind. Der komplexeste Teil war übrigens nicht die Technik. Es war die automatische Berechnung der Reisekostenpauschalen nach Heimatland und Reisedauer.
Woher die 30 Prozent kamen
Die Ersparnis speiste sich aus zwei Quellen. Zum einen bessere Raten, weil der Konzern endlich Transparenz über sein Volumen bei Airlines, Hotels und Mietwagen hatte und mit dieser Verhandlungsmacht auftrat. Zum anderen die konsequente Nutzung dieser Raten: Mit wenigen Ausnahmen buchen inzwischen über 90 Prozent der 80.000 Mitarbeiter über das zentrale Portal. Verhandlungsmacht ohne Nutzungsdisziplin wäre nur die halbe Wirkung gewesen.
Was nicht im Preis stand
Der Fünfjahresvertrag hatte ein zweistelliges Millionenvolumen, aber das Entscheidende stand nicht im Preis. Das Liefermodell des Herstellers war schwach: kein echtes Testsystem, dünne eigene Ressourcen, und die Lücke sollten Berater füllen, die gefühlt eher am Biertisch als nach Projektreferenzen ausgewählt waren. Auf meine Frage nach der Design-Timeline kam der Satz: „Wir fangen doch jetzt nicht an, mit Ihnen die Planung zu planen.“ Es war das erste Mal, dass ich nach Beauftragung und einigen zehntausend Euro ein ganzes Beratungshaus wieder entließ, weil ein strukturiertes Vorgehen, eine belastbare Meilenstein- und Anforderungsplanung schlicht fehlten. Danach konnten wir einen kompetenten Implementierungspartner gewinnen, und es lief.
Wenn bei einem Standardprodukt der Bauch grummelt, hören Sie hin. Der Preis ist verhandelt, bevor Sie unterschreiben. Die Lieferfähigkeit des Umsetzungspartners entscheidet danach, ob aus dem Vertrag ein Ergebnis wird.